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Workflowoptimierung

Arbeit lässt sich am besten erledigen, wenn die einzelnen Arbeitsschritte gut vorbereitet sind und man nicht von anderen Dingen abgelenkt wird. Diese Arbeitsabläufe, auch Workflows genannt, können optimiert werden, indem sie zusammengefasst, passend hintereinander gereiht oder komplett unnötig gemacht werden. Arbeiten, die hauptsächlich am Computer erledigt werden, können durch eine maßgeschneiderte EDV stark optimiert werden. In vielen Fällen ist es auch möglich, manuelle Arbeiten durch eine Software erledigen zu lassen.

Um Worfkflowoptimierung zu betreiben, müssen allerdings zunächst Informationen über die Arbeitsprozesse gesammelt werden und das notwendige Wissen für einen flexiblen Umgang mit Computersystemen vorhanden sein.

Einfache und effektive Methoden zur Worflowoptimierung sind:

Die für einen Arbeitsschritt benötigten Informationen können automatisch gesammelt und dem Nutzer präsentiert werden. Im Optimalfall können die gesammelten Informationen selbsttätig in das nächste Eingabefeld eingefügt werden. Hiermit lassen sich auch Übertragungsfehler vermeiden.

Viele Arbeitsprozesse, insbesondere stupide oder standartisierte Arbeiten, können komplett von Computern erledigt werden. Dabei fällt nicht nur weniger Arbeit an, die Aufgaben sind auch in einem kleinen Bruchteil der normalen Zeit erledigt und Flüchtigkeitsfehler lassen sich vermeiden.

Die Kommunikation bei Arbeitsprozessen, an denen mehrere Menschen beteiligt sind, kann von Groupware vereinfacht oder sogar komplett übernommen werden. Dies sorgt nicht nur für schnellere Informationsübermittlung, sondern kann zusätzlich sicherstellen, dass die notwendigen Informationen auch tatsächlich beim entsprechenden Mitarbeiter ankommen.

Die Arbeitsprozesse direkt am Computer können durch Vereinfachung der Benutzeroberflächen optimiert werden, indem zum Beispiel unnötige Funktionen entfernt oder fehlende Funktionen hinzugefügt werden. Anpassungen lassen sich am einfachsten bei Software unter Open Source Lizenz realisieren.

Auch eine Unterweisung der Mitarbeiter über die Möglichkeiten und die Nutzung der im Betrieb eingesetzten Programme kann den Workflow schon alleine dadurch verbessern, dass bereits vorhandene Funktionen effizient genutzt werden.

Als konkretes Beispiel für ein Programm, welches sich zur Workflowoptimierung nutzen lässt, sei hier auf das von uns entwickelte Organize! verwiesen.